Een trouwdag zit vol met momenten die op elkaar aansluiten, en precies daar gaat het mis als niemand het overzicht heeft. Een draaiboek lost dat op: één document waarin per tijdstip staat wat er gebeurt en wie er aan zet is.
Hier vind je een voorbeeld van een dagindeling, een lijst met wat er echt in hoort en tips over speling. Ben je vooral op zoek naar wat je aan je ceremoniemeester meegeeft, lees dan wat zet je in een brief aan de ceremoniemeester.
Kort antwoord: Een draaiboek is het tijdschema van je trouwdag met per onderdeel het tijdstip, de locatie en de verantwoordelijke persoon. Maak drie maanden vooraf een grove versie en zet hem vier weken vooraf definitief.
Een draaiboek is geen programmaboekje voor je gasten, maar een werkdocument voor de mensen die de dag draaiende houden. Je ceremoniemeester, je fotograaf, je locatie en je band werken er allemaal uit, zodat jij niet de hele dag op je horloge hoeft te kijken.
Het grote voordeel merk je pas op de dag zelf. Als de fotograaf weet dat de groepsfoto om kwart over vier is en de locatie weet dat het diner om zes uur opent, hoeft niemand jou iets te vragen. Dat is het hele punt.
Verwar het draaiboek niet met je planning vooraf. De maanden ervoor gaan over budget, gastenlijst, locatie en leveranciers, en daarvoor kun je terecht bij je eigen bruiloft organiseren. Het draaiboek gaat puur over de uren van de dag zelf.
Tip: maak het draaiboek in een gedeeld document, niet in een los bestand dat je rondmailt. Dan werkt iedereen automatisch met de laatste versie.
Houd het strak en overzichtelijk. Vier kolommen zijn genoeg: tijd, wat, waar en wie. Alles wat daarbuiten valt, zet je in een bijlage of in een opmerkingenkolom.
Weet je nog niet hoe je de gastenlijst splitst, dan helpt daggast of avondgast je bij die keuze. Dat aantal bepaalt namelijk vrijwel je hele middagplanning.
Dit is een gangbaar ritme voor een bruiloft met een ceremonie in de middag en een feest in de avond. Zie het als vertrekpunt en niet als voorschrift, want jouw dag hangt af van je locaties en je reistijden.
Tip: zet de aankomst van je avondgasten nooit tegelijk met een speech of de openingsdans. Dan loopt de zaal vol terwijl er iets gaande is, en dat haalt de spanning eruit.
Trouwdagen lopen bijna altijd iets uit, en dat is helemaal niet erg zolang je het hebt ingecalculeerd. Reken ongeveer een kwartier extra bij elk groot onderdeel, en leg de meeste marge bij de fotoshoot en bij verplaatsingen tussen locaties.
Niet iedereen heeft alles nodig. Je ceremoniemeester en getuigen krijgen de volledige versie, inclusief telefoonnummers en het regenplan. Leveranciers krijgen genoeg om hun eigen stuk te plannen, want je fotograaf hoeft niet te weten hoe laat de taart wordt aangesneden in de keuken.
Je gasten krijgen geen draaiboek. Voor hen is een kort programma genoeg, bijvoorbeeld op een kaartje bij het couvert of op een bord bij de ingang. Zoek je daar iets voor, kijk dan bij menukaarten en welkomstborden.
Tip: wil je zien hoe je drukwerk er in het echt uitziet voordat je alles bestelt, dan kun je bij ons een proefdruk bestellen vanaf 1 euro.
Een draaiboek is het tijdschema van je trouwdag, waarin per tijdstip staat wat er gebeurt, waar dat is en wie er aan zet is. Het is bedoeld voor de mensen die de dag draaiende houden, zoals je ceremoniemeester, je fotograaf en je locatie.
Per programmaonderdeel zet je het tijdstip, de locatie met adres, wie verantwoordelijk is en eventuele bijzonderheden. Zet vooraan een lijst met telefoonnummers van alle leveranciers, want dat is het onderdeel waar het meest naar gegrepen wordt.
Meestal maakt het bruidspaar de eerste versie, waarna de ceremoniemeester of weddingplanner hem afmaakt en bewaakt op de dag zelf. Zo weet jij wat je wilt, en hoef je op je trouwdag zelf niet op de klok te kijken.
Bij een dag met een ceremonie in de middag start het bruidspaar vaak rond acht of negen uur met klaarmaken, en ligt de ceremonie tussen half twee en drie uur. Dat is een gebruikelijk ritme en geen regel, want een ochtendceremonie of een avondbruiloft kan net zo goed.
Je ceremoniemeester en getuigen krijgen de volledige versie. Leveranciers zoals de fotograaf, de locatie, de band en de vervoerder krijgen genoeg om hun eigen deel te kunnen plannen. Je gasten krijgen geen draaiboek, voor hen volstaat een programma of een welkomstbord.
Begin ongeveer drie maanden voor de bruiloft met een grove versie en maak hem in de laatste vier weken definitief. Dan zijn de aantallen bekend en zijn de laatste afspraken met leveranciers rond.
Reken op ongeveer vijftien minuten extra bij ieder groot onderdeel, en zet die speling vooral rond de fotoshoot en het verplaatsen tussen locaties. In de praktijk lopen trouwdagen bijna altijd iets uit, en met die marge merkt niemand het.
“Wij zijn heel tevreden met de service van Studio Dijs. We waren op zoek naar een iets bijzonderder kaartje, en bij Studio Dijs vonden we precies wat we zochten. Zowel de proefdruk als de daadwerkelijke geboortekaartjes waren snel geleverd.”
- Kelly“Bij Studio Dijs hebben wij de geboortekaartjes en een geboortetegel besteld. We zagen een bijna perfecte illustratie die probleemloos werd aangepast toen we mailden naar Studio Dijs. Hierdoor past de illustratie volledig bij ons. Onwijs blij mee en we hebben heel veel enthousiaste reacties gekregen op het kaartje!”
- Marloes“Ruime keuze uit geboortekaartjes die passen bij het seizoen, heel fijn dat je ze zelf kan aanpassen naar smaak. We hadden alles klaar staan en hoefde alleen nog geboorteinfo aan te passen. Daardoor waren de kaartjes al op dag 3 na de geboorte in huis! Superfijn.”
- Ingrid“Mooie producten en fijne communicatie! Een raambord besteld maar op advies kleuren wat aangepast zodat de tekst beter zichtbaar is. Al 2 kaartjes bij hun besteld!”
- Sanne“Heel blij met de duurzame collectie van studio Dijs. Zo kun je toch op een iets verantwoordelijke manier je geboortekaartjes versturen. Ze zijn prachtig geworden, ook het geboortebord is echt een aanrader! De kleuren maar ook het gemak van het aanpassen!”
- Stephanie
